Im Zuge einer Restrukturierung sah sich der Kunde mit der Aufgabe konfrontiert, seinen führenden Mitarbeitern Zugriff auf Kennzahlen und Fakten zur Verfügung zu stellen, sowie Hilfestellungen zur Umsetzung und Verbesserung der Prozesse zu geben. Einer hohen Akzeptanz der Mitarbeiter kam aufgrund der Wichtigkeit der Restrukturierungsmaßnahmen eine besonders hohe Bedeutung zu. Hierzu skizzierte der Kunde ein grobes Bild seiner Vorstellungen und trat an uns mit der Bitte um Prüfung und Abschätzung der potentiellen Implementierungsvarianten heran. Das Konzept des Kunden sah vor, Tableau als Grundlage für die Anzeige und Bereitstellung der Dashboards zu verwenden und diese einigen internen Nutzern zur Verfügung zu stellen.

Die Spitze des Eisbergs
Nach Sichtung des initialen Konzepts, suchten wir das Gespräch mit den Entscheidern und den potentiellen Nutzern der Dashboards. Hierbei sammelten wir das Feedback der einzelnen Gesprächspartner sowohl im Hinblick auf zwingend erforderliche Funktionalität, als auch vorausblickend im Hinblick auf Wünsche und sinnvolle, zusätzliche Anforderungen.

Schnell kristallisierte sich in den Gesprächen heraus, dass neben dem initialen Konzept eine Vielzahl weiterer Anforderungen bestanden, die sich erst im Verlaufe des Gesprächs durch gezieltes Nachfragen offenbarten: Sollen auch Mitarbeiter anderer Behörden auf die Dashboards zugreifen können?

Können die Daten automatisiert aktualisiert werden, oder muss eine Admingruppe vorgesehen werden? Wie flexibel müssen Daten und Grafiken angepasst werden können?

Die Produkte Tableau Desktop und Tableau Public dienen dazu, Daten mittels einer grafischen Benutzeroberfläche "per Drag and Drop" zu verknüpfen. Einzelne Datenauswertungen können in Dashboards zusammengestellt und miteinander verknüpft werden. Mit dem browserbasierten Tableau Server ist eine Integration ins Data Warehouse, eine Unterstützung großer Datenmengen und ein Austausch von Daten und Ergebnissen möglich.

Anhand der aus den Gesprächen resultierenden Spezifikation wurde schnell ersichtlich, dass viele Punkte nur bedingt oder mit erheblichen Mehraufwand in Tableau umzusetzen wären. Beispielsweise musste sichergestellt werden, dass User ausschließlich die Daten ihres Bereichs einsehen können. Hierzu wäre bei einer Tableau Implementierung die Erstellung aller Dashboards pro Usergruppe nötig gewesen. Dies und weitere Einschränkungen würden enorme laufende Kosten bei der Aktualisierung und Wartung der Tableau Dashboards verursachen.

Die Zukunft liegt im Web
Aufgrund der Vielzahl an Einschränkungen und Kundenwünsche, sowie des Fokus des Kunden auf die Userakzeptanz und - zufriedenheit, propagierten wir die Implementierung einer maßgeschneiderten Webseite. Diese würde alle Anforderungen erfüllen können, die Wartung und Pflege auf ein Minimum reduzieren und sowohl Skalier- als auch Erweiterbarkeit bieten. Dem Nutzer böte dieser Lösungsansatz den Vorteil der globalen Verfügbarkeit der Daten und höchstmöglichen Bedienkomfort.

Bilder sagen mehr als tausend Worte
Der von uns empfohlene Web-Ansatz wurde in weiteren Kundengesprächen anhand von Design-Mockups und potentiellen User Stories vorgestellt, vom Kunden evaluiert und die Implementierung beauftragt.Ebenfalls wurden die Gespräche genutzt, um die Design-Mockups in Zusammenarbeit mit dem Kunden an die Kundenwünsche und –Designanforderungen anzupassen und anhand dessen eine Spezifikation der Benutzeroberfläche zu entwickeln.

Agil und aus einer Hand
Die Implementierung der Webseite wurde im Anschluss an die Gespräche von der managetopia-eigenen Entwicklungsabteilung übernommen. Um eine möglichst agile Entwicklung zu gewährleisten und den initialen Spezifikationsaufwand möglichst gering zu halten, wurde mit Hilfe von JIRA ein SCRUM Board erstellt und ein Workflow kreiert, der es dem Projektleiter, der hauseigenen Qualitätssicherung, sowie den Entwicklern, aber auch dem Kunden selbst ermöglicht, den aktuellen Bearbeitungsstatus einzelner Features einzusehen oder eigenes Feedback einzustellen. Zusätzlich wurde eine Testumgebung für den Kunden eingerichtet, die es ermöglichte dem Kunden regelmäßige Updates zu präsentieren und sein Feedback einzusammeln. Aufgrund dieses Prozesses und kurzer Dienstwege innerhalb von managetopia konnten potentielle Probleme schnell erkannt und bereits im Vorfeld verhindert werden.

Die ersten Nutzer
Nach dem Abschluss der funktionalen Implementation und des anschließenden Qualitätchecks wurde in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Kunden ein WebServer aufgesetzt und die Webseite hochgeladen. Zunächst wurde ein beschränkter Nutzerkreis ausgewählt, der eine repräsentative Teilmenge der Nutzergruppen widerspiegelt. Diesen Nutzern wurden entsprechende Rechte innerhalb der Rechteverwaltung der Webseite zugewiesen und Ihnen Zugangsdaten automatisch per Mail übermittelt. Nach einigen Tagen intensiver Nutzung befragten wir die Nutzer nach Ihren Eindrücken und konsolidierten auch dieses Feedback in eine erweiterte Spezifikation.

Der Hunger kommt beim Essen
Die Akzeptanz der Nutzer, als wichtigstes Kriterium für den Entwicklungsansatz, übertraf die Erwartungen. Viele Nutzer sahen das Potential der Webseite als zentrale Anlaufstelle bei der Suche nach Informationen und Hilfestellungen und übermittelten uns eine Vielzahl an Ideen, wie man die Webseite einer breiteren Masse an Nutzern zugänglich machen könnte. In nachfolgenden Gesprächen mit dem Projektverantwortlichen wurden viele dieser Punkte übernommen und eine Erweiterung der bestehenden Webseite in Auftrag gegeben. Zu den Erweiterungen zählte u.a. die Erweiterung der unterstützen Geräte um IPhone, IPad und Android, eine weitere Flexibilisierung der angezeigten Daten und Grafiken (diese sollten nun komplett vom Benutzer anpassbar sein), sowie die Integration einer arabischen Version der Webseite.

Durch die Wahl der geeigneten Technologie und den Einsatz eines agilen Entwicklungsansatzes konnten sämtliche Anpassungen und Erweiterungen zeitnah implementiert werden, ohne dabei auf unüberwindliche Hürden zu stoßen oder auf kostenintensive Workarounds angewiesen zu sein.

Als Microsoft-Silber Partner schätzen wir die Möglichkeit, eine Vielzahl branchenführender Tools bei einem professionellen Partner finden zu können, weshalb wir gerne Lösungen von Microsoft nutzen und anbieten. Für die Entwicklung der Webseite wurde Microsofts ASP.Net, sowie weitere Technologien wie Entity-und Identity-Framework verwendet. Die Datenbank wurde von Microsofts SQL Server zur Verfügung gestellt und die Webseite auf einem Internet Information Services (IIS) Server gehostet.